What is Gakkai.Cloud?

"Gakkai.Cloud"は会員管理プラットフォームSmartCoreの
学術団体向けパッケージです。

Gakkai.Cloudのサブドメインでのサイト運用も可能です。

会員管理機能とオプション機能の自在な組合せ
コストを抑えて利用できる料金システム
安心・安全のセキュリティ対策とご利用サポート

ベースとなる会員管理システムに、大会、演題、選挙といったオプション機能の中から、必要なものだけを追加して利用できます。

利用料は、団体の規模や活動内容に合わせて使用する分だけ設定できるので、計画的に、コストを抑えて利用できます。

セキュリティとサポートが充実しているので、安心して利用できます。

Feature

学会運営にぴったりはまる機能がそろっています

基本機能には、会員情報管理に不可欠のデータベースと、会員サイト（マイページ）が備わっています。この基本機能に、30以上のオプション機能の中から必要な機能だけを選択・追加することで、ニーズに合わせた学会運営のDX化を、低コストで実現します。

しっかり会員管理できる基本機能

会員データベース、会員サイト（マイページ）、コンテンツ作成、メッセージ（メール配信）、管理者ツールなど、会員情報の管理とポータル運営に必要な機能が揃っています。

学会に特化したオプション機能

学術大会のマネジメント、演題の登録や査読、理事や評議員のオンライン選挙、そして学会会費の管理といった、学会ならではの課題を解決できる機能が揃っています。

さまざまに役立つオプション機能

学会に特化した機能を含めて30以上の多様なオプション機能があります。この中から必要なものだけを自由に選択し、会員管理機能と組み合わせて利用できます。

稼働サイト数(2024/4)

機能更新件数/年

継続率(％；導入から3年)

セキュリティ事故件数（累計）

Core Module

しっかり会員管理できる基本機能

会員情報データベース・会員専用ページ・メール送信など、データ管理と、事務局と会員、また会員間の情報伝達・共有がシステムの基本機能（コア）です。学会事務でのデータ参照・変更・入出力の効率性向上に貢献するだけでなく、会員に対して利便性を提供することもできます。

基本機能一覧

Option Module

学会に特化したオプション機能

複数の学会事務局業務を、スマートコア一つで管理できます。

1. 大会機能

タイムテーブル作成、QRコードを利用した受付管理、参加費の徴収など、手間や人手のかかる作業を簡素化します。演題機能との連携でさらに便利になります。

2. 演題機能

演題の募集・登録、査読手続きをオンライン化し、演題のアーカイブ化までフォローします。大会機能と連携すれば、大会プログラムまでまとめて管理できます。

3. 選挙機能

被選挙人と選挙人の選定がスムーズで、リマインドにかかる手間を軽減します。投票・立候補は会員専用ページから。二重投票の防止ログによる検証も可能です。

4. 会費機能

会員管理・会員サイト運営・会費管理がシームレスに連動するので、事務局の作業負担を軽減すると同時に、会員に対して利便性を提供することもできます。

Academic forum Module

1. 大会機能:学術大会の運営を効率化

大会webサイトやタイムテーブルの作成、参加登録など、大会運営に必須のプロセスを一元的に管理できます。オンサイト開催に加えてライブ配信、オンデマンド配信、オンサイトとライブ配信のハイブリッド開催にも対応しています。

大会運営を手間なくスムーズに
会員管理と連動したデータマネジメント
さまざまな開催形式に対応

大会運営を手間なくスムーズに

独立した大会案内ページを最大25ページまで作成可能。ページデザインをCSSで編集することもできます。特設ページの作成や、複数の会場・セッションを一覧表示するタイムテーブルの作成も可能です。
PDFの参加票を発行できます。発行した参加票は、会員サイトにアクセスしてダウンロード、またはメール添付できます。

会員管理と連動したデータマネジメント

大会参加や発表の履歴を会員データと紐づけて蓄積、長期的に管理することで、学会での活動状況や貢献度を可視化します。また、会員データを登録するとアカウントが自動生成されるので、２回目以降の大会参加時にあらためて会員情報を入力する必要がなくなり、利便性が向上します。
事前登録がなく、当日オンサイトに立ち寄りで来た方の参加登録も可能です。

さまざまな開催形式に対応

オンサイト・ライブ配信（ZOOMなど）・オンデマンド配信（VIMEOなど）に対応しており、セッションごとに設定ができます。参加登録や参加費もセッションごとに設定可能です。
展示・ポスター会場もセッションに組み込めます。タイムテーブルに関係なくセッションが組めるので、展示会場で展示ブースに立ち寄る形式のような開催日をまたぐ催し物を、通常のセッションタイムテーブルとは別に管理できます。

Abstract Module

2. 演題機能: 演題の募集・査読・アーカイブ化が可能

演題の募集・登録、査読手続きをオンライン化します。演題抄録は、アーカイブとして会員サイトで公開。大会機能との連携で、大会ホームページの作成やセッション管理も可能になります。

複数の募集フォームを自在に作成
会員専用のwebサイトで演題登録
査読から採否まで全てオンラインで

複数の募集フォームを自在に作成

一つの大会につき複数のフォームを作成できます。フォームの入力項目は、ラジオボタンで演題カテゴリー・領域を選択できるようにしたり、ファイルのアップロードができるようにしたりと、自由に設定することが可能です。
英語版と日本語版をそれぞれ作成して切り替えられるので、国際学会でも利用できます。

会員専用のwebサイトで演題登録

会員サイトから演題応募・登録ができます。会員登録をしていない方でも、会員登録から演題登録までをシステム上で完結することができるので、事務局と演題応募者、どちらにとっても便利です。
作成中の演題を下書きとして保存しておくことでいつでも修正できます。演題登録を完了すると、登録完了を通知するメールが投稿者に届きます。

査読から採否まで全てオンラインで

査読者の選択、演題への割り当て、査読依頼まで、システム上で行うことができます。また、システム上に査読者のリストを保存しておけるので、大会のたびにいちから選定作業を行う必要はありません。
会員サイトで査読コメント・評価を登録できます。割り当てられた演題の査読状況の確認も、会員サイトで行えます。査読コメントや査読評価項目は、テキスト形式で文章を入力させたり、選択形式にしたり、フレキシブルに設定できます。

Election Module

３．選挙機能：理事選挙や評議員選挙をオンライン投票

有権者・被選挙人・投票方法が異なる複数の選挙を実施できます。投票は、会員専用サイトにログインして候補者を選択、投票ボタンを押すだけ。会員種別ごとの投票権数設定、委任や信任投票なども可能です。

複数の選挙を異なる条件で実施可能
投票・立候補は会員専用サイトから
選挙規定に合わせられる多様な投票設定

複数の選挙を異なる条件で実施可能

例えば代議員と理事を個別の選挙で選ばなければならない場合には、それぞれ異なる有権者・被選挙人、異なる投票方法、異なる投票設定で選挙を実施できます。
有権者・被選挙人も選挙ごとに選定できます。会員管理機能で登録したデータをもとに検索することで、検索条件を細かく設定し、条件に適合する会員をかんたんに絞り込むことができます。

投票・立候補は会員専用サイトから

会員専用サイトに、候補者のプロフィールや所信表明を表示する選挙ページを作成できます。会員は、会員専用サイトにログインして選挙ページで候補者を選択、投票ボタンを押すだけで投票が完了します。
会員の中から被選挙人を選定・登録し、立候補申請画面を会員専用サイトに作成することで、会員自身が立候補することも可能です。申請画面は、立候補にあたって入力して欲しい項目をドラッグアンドドロップで配置して簡単に作成できます。

選挙規定に合わせられる多様な投票設定

学生会員は１票、一般会員は２票のように、1人の有権者が1回の選挙で投票可能な投票数を、会員種別ごとに設定できます。また、会員種別ごとに、投票可能な候補者の会員種別を設定できます。
地域・専門性・会員種別などのグループごとの投票や、白票を許可するかなど、詳細な投票設定ができます。

Payment Module

4. 会費機能：会員データと会費を連動。事務局の負担を軽減

会員管理・会員サイト運営・会費管理がシームレスに連動します。事務局の作業負担を軽減すると同時に、会員に対して利便性を提供することができます。

入金処理と会員サイトが連動
複数の決済サービスが利用可能
合算処理や消費税・割引の設定もOK

入金処理と会員サイトが連動

新規入会申し込みの受付時に、初回会費の入金処理と会員登録完了を同時に行うことができます。
会費の入金が遅れたり、長期間納入が滞ったりした場合は、その会員が閲覧できる会員サイトコンテンツを自動的に制限したり、ログインをブロックしたりできます。あらかじめ設定しておくことでシステムが自動処理するので、会員一人一人の支払い状況を人の手で確認して対応する必要はありません。無料会員から有料会員へ、学生会員から正会員へといった会員種別の変更処理もスムーズです。

複数の決済サービスが利用可能

決済サービスとの連携で、入金データの一括取り込みで入金消込にかかる手間を削減できます。
＜利用可能な外部決済サービスの例＞
・SMBC（決済ステーション／CATS集金代行サービス／決済サービス）
・ROBOT PAYMENT(決済サービス)
・MUFJ Nikos(EC決済ソリューション)
・Rakuten(楽天カード集金代行サービス)
・Resona Net (りそなネット)